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Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Eintragungen bei ELStAM zur Verfügung stehende Daten

Steuerklasse, Freibeträge, Kinderfreibeträge

Über ELStAM abrufbar sind für den Arbeitgeber aktuell

• Steuerklasse und ggf. Faktor,
• Kinderfreibeträge und Höhe,
• Freibeträge/Hinzurechnungsbetrag und
• Religionszugehörigkeit (Daten für den Abzug von Kirchensteuer).

Noch nicht abrufbar sind u.a.

• die Höhe privater Krankenversicherungsbeiträge und
• Pflegeversicherungsbeiträge.

Die Bildung der ELStAM-Stammdaten erfolgt durch Anmeldung des Arbeitgebers. Lohnbezieher können auch im ELStAM-Verfahren Freibeträge für Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen usw. eintragen lassen. Hierfür gelten Antragsfristen vom 1.10. des Vorjahres bis zum 30.11. des nachfolgenden Kalenderjahres, für das der Freibetrag erstmalig gelten soll. Freibeträge, die für das Kalenderjahr 2016 gelten sollen, können für zwei Jahre, also bis 31.12.2017 beantragt werden.

Kinderfreibeträge werden grundsätzlich automatisch gebildet und berücksichtigt, wenn die Kinder minderjährig und in derselben Gemeinde ansässig sind.

Sofern beim Arbeitnehmer im Rahmen des Lohnsteuerermäßigungsverfahrens für 2016 Freibeträge zu berücksichtigen sind, speichert das Finanzamt diese Lohnsteuerabzugsmerkmale in der ELStAM-Datenbank. Der Arbeitnehmer erhält einen Ausdruck der ELStAM mit den jeweils geltenden Merkmalen zur Vorlage beim Arbeitgeber. Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer die Berücksichtigung eines Kinderzählers, der Steuerklasse II, eines Faktors oder einer anderen Steuerklassenkombination bei Ehegatten beantragt hat.

Ehegatten wird unter ELStAM für den Lohnsteuerabzug jeweils programmgesteuert die Steuerklasse IV zugewiesen, wenn einer der Ehegatten ein Dienstverhältnis beginnt. Gleiches gilt, wenn beide Ehegatten erstmals in ein Dienstverhältnis eintreten. Sofern diese programmgesteuerte Zuordnung nicht zutreffend ist und die III/V oder das Faktorverfahren zur Anwendung kommen sollen, muss ein gemeinsamer Antrag beim Wohnsitzfinanzamt gestellt werden. Hierfür gilt das Formular: „Antrag auf Steuerklassenwechsel bei Ehegatten”. Das Recht auf einen einmal jährlichen Wechsel der Steuerklasse bleibt erhalten. Wollen die Ehegatten das Faktorverfahren jedes Jahr, müssen sie dies jährlich neu beantragen. Die Anwendung des Faktorverfahrens im Laufe des Jahres 2016 kann in der Regel nur einmal, und zwar spätestens bis zum 30. November 2016, beim Wohnsitzfinanzamt beantragt werden (BMF Merkblatt zur Steuerklassenwahl vom 11.11.2015). Kommt es bei Eheleuten zu einer dauernden Trennung, ist dies dem Finanzamt mitzuteilen.

Wie bisher steht auch die Eintragung eines Freibetrags bei den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Lässt sich der Arbeitnehmer einen Freibetrag eintragen, ist er grundsätzlich verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung beim Finanzamt abzugeben.

Mitteilungspflichten des Arbeitnehmers gegenüber Finanzverwaltung und Arbeitgeber

Arbeitnehmer sind grundsätzlich verpflichtet, alle sich ändernden Verhältnisse, die die Finanzverwaltung nicht automatisch erfährt, dieser und seinem Arbeitgeber mitzuteilen.

Darunter fallen unter anderem

• die dauernde Trennung,
• der Wegfall der Voraussetzungen des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende und der Wegfall der Steuerklasse II sowie
• der Wegfall der unbeschränkten Steuerpflicht.

Steuerdatenabruf und Authentifizierung

Registrierung

Die Teilnahme an ELStAM setzt eine Authentifizierung des Arbeitgebers voraus. Die Finanzverwaltung empfiehlt Arbeitgebern die Zertifizierungsart „Nicht persönliches Zertifikat (Organisationszertifikat)“. Dieses Zertifikat wird unternehmensbezogen ausgestellt und ermöglicht verschiedenen Personen aus dem Lohnbüro den Zugriff auf ELStAM. Für den Datenabruf muss sich der Arbeitgeber mit seiner Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte/Teilbetriebsstätte bei Elster einmalig registrieren. Weitere Informationen: www.elster.de

Positiv-Negativlisten

Arbeitnehmer können einem Datenabruf aus der ELStAM-Datenbank durch den Arbeitgeber grundsätzlich widersprechen. Dazu können sie jeweils bei ihrem Wohnsitzfinanzamt

• eine Positivliste mit allen Arbeitgebern, die ELStAM-Daten abrufen dürfen oder
• eine Negativliste mit allen Arbeitgebern, die nicht auf ELStAM zugreifen dürfen

einreichen.

Bei Widerspruch gegen die Zugriffsberechtigung kommt in allen Fällen ein Lohnsteuerabzug nach der Klasse VI in Betracht.

Hinweis: Jeder Arbeitnehmer kann bei seinem Wohnsitzfinanzamt Auskunft über die in ELStAM für ihn hinterlegten Daten beantragen. Eingesehen werden können die Daten der letzten 24 Monate.

Stand: 4. Januar 2016

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